Если мы тратим кучу времени на поиск нужных папок и файлов на компьютере и с годами ситуация только усугубляется, мы начинаем задумываться об оптимизации . 

Прочитав книгу GTD (скачать)  и наблюдая за своими знакомыми, я пришел к системе хранения информации, в которой уже работаю полтора года.  

Всю информацию можно условно разделить на следующие категории:
а) рабочие материалы в проекте или подпроекте, который рано или поздно заканчивается
б) справочная информация, которая может быть понадобится, а может быть м.б. и нет.
в) что-то, что жалко выбросить.
г) электронные письма 

В хранении домашних вещей есть одно золотое правило, если вы этим (например свитером) не воспользовались в течении года - вы можете его со спокойной душой выбросить. 
С файлами тоже самое. Не советую стирать свои старые фотки или университетские курсовые - и все же их стоит сбросит в архивную папку, еще лучше записать на ДВД и забыть до лучших времен.

Хранение в папках

Не смотря на то, что в параметрах папках числится дата создания, я пришел к тому, что все проекты и подпроекты первого уровня нужно всегда создавать следующего вида:
"гггммдд имя_папки".  

Например "20090123 статья о хранении информации". Таким образом в проводнике при сортировке по имени - папка будет сортироваться по дате начала проекта.  

Также подобное именование файлов удобно при архивировании проектов - переносов в папку Архивы - просматривая папки по порядку - мы переносем потерявшие значимость проекты.

Поддержка такой системы требует небольшого постоянства, тем не менее это с лихвой себя окупает. 

Хранение текстовой информации

Алгоритм, предлагаемый в GTD, представляет собой следующее решение:  

 

Для работы со списком Todo можно использовать либо обычный блокнот либо программу с расширенными возможностями.

Для себя я открыл программу Tombo (подробней: http://www.improvement.ru/zametki/derevo/). Дополнительным ее преимуществом является КПК версия и возможности синхронизации. Общий вид:

 

 
 Текстовая информация хранится в следующих папках:

 

01 Штаб:  Здесь идет оперативное и стратегическое планирование, с последующим составлении списка 6 дел.
05 в ожидании: проекты, которые ждут сигнала из-вне для начала
10 Текущие проекты: оперативные минипроекты
30 одно-двухлетние цели: проекты в масштабе 1-2 года
40 трех-пятилетняя перспектива: проекты в масштабе 3-5 лет
45 когда-нить: идеи, которые ждут времени или случая,  и которые не имеют стратегической важности
50 жизнь: проекты в масштабе жизни

  
Выводы
1. Мы называем папки с проектами и подпроектами с датой их создания - это поможет нам в дальнейшем работать с ними.

2. При поступлении или при разборе информационных завалов каждый файл илм сообщение мы обрабатываем один раз и сразу решаем, куда его определить и что с ним делать.

3. Всю поступающую информацию мы сразу фильтруем - на требующую и не требующую действия.

4. Для каждого действия мы определям срок выполнения (для событий привязанных жестко по времени) - или же заносим в список todo(для остальных).